Begin met de werkzaamheden
Een nieuwe medewerker heeft niet automatisch dezelfde toegang nodig als de collega ernaast. Bespreek vooraf welke werkzaamheden iemand doet, welke bestanden daarbij horen en welke applicaties nodig zijn. Laat de verantwoordelijke leidinggevende de toegang goedkeuren.
Maak een korte werklijst met startdatum, apparaat, programma’s, teammappen, e-mail en eventuele telefonie. Vermeld per onderdeel wie het regelt en wanneer het klaar moet zijn. Zo voorkomt een onduidelijke aanvraag dat iedereen denkt dat iemand anders ermee bezig is.
Zet het apparaat klaar voordat je het overhandigt
Controleer updates, beveiliging, versleuteling en het beheer van het apparaat. Installeer de benodigde software en test de verbinding op de plek waar de medewerker gaat werken. Een werkende laptop thuis zegt nog niet dat de printer, wifi en bedrijfsapplicatie op kantoor goed samenwerken.
Gebruik een persoonlijk account en geef alleen de toegang die bij de functie hoort. Een gedeeld account lijkt snel, maar maakt later onduidelijk wie iets heeft gewijzigd en welke toegang moet worden ingetrokken. Regel extra beheerdersrechten alleen wanneer ze echt nodig zijn, met een duidelijke afspraak.
Veilig aanmelden hoort bij de kennismaking
Laat de medewerker zelf de aanmeldprocedure en extra verificatie doorlopen. Stuur geen verzameling wachtwoorden rond in een e-mail of Teams-bericht. Leg ook uit hoe iemand onverwachte aanmeldverzoeken of verdachte berichten meldt.
Controleer herstelmogelijkheden en spreek af waar iemand terechtkan als aanmelden niet lukt. Zeker bij thuiswerken is het prettig wanneer de eerste hulpvraag niet begint met het zoeken naar de juiste contactpersoon.
Test een echte werkhandeling
Een login testen is een begin. Laat de nieuwe collega vervolgens een bestand openen, een document delen met het team, een vergadering bijwonen en de belangrijkste bedrijfsapplicatie gebruiken. Daarmee controleer je of de hele werkplek aansluit op de werkzaamheden.
Kies testgegevens en voer geen echte klantwijzigingen uit alleen om te kijken of iets werkt. Noteer ontbrekende toegang en laat die gericht aanvullen. Alles ruim openzetten om de eerste dag te redden, levert later extra opruimwerk op.
Plan een korte controle na de start
Vraag na de eerste week welke handelingen nog omslachtig zijn en welke toegang ontbreekt of juist overbodig blijkt. Werk de werklijst bij zodat de volgende nieuwe collega makkelijker kan starten.
Leg ook vast wie verantwoordelijk blijft voor het apparaat, licenties en toegangsrechten. Een goed voorbereide werkplek is het begin van beheer. Wil je een vaste, eenvoudige aanpak voor nieuwe medewerkers? Dan kijken we bij De Netwerkfabriek graag met je mee.