Begin bij wat je bedrijf nodig heeft
Stel dat je offertebestand morgenochtend ontbreekt. Kun je verder met de versie van gisteren, of zijn de wijzigingen van vandaag onmisbaar? En hoe lang kun je zonder dat bestand werken? Hetzelfde geldt voor je administratie, klantgegevens en de applicaties die je dagelijks gebruikt.
Schrijf per belangrijke toepassing op hoeveel werk je maximaal wilt verliezen en hoe lang de onderbreking mag duren. Daarmee krijgt het gesprek over back-ups een concreet doel. Een dagelijkse kopie kan voldoende zijn voor de ene map en te weinig voor een andere.
Een succesvolle kopie is nog geen geslaagde herstelproef
Een back-uptaak kan technisch slagen terwijl een belangrijke map buiten de selectie valt. Ook kan het herstel afhankelijk zijn van een account, sleutel of apparaat dat tijdens een storing niet beschikbaar is. Daarom hoort testen bij de inrichting.
Kies een representatief bestand en herstel een eerdere versie naar een aparte testlocatie. Overschrijf de werkende gegevens niet. Open het bestand in de juiste toepassing en controleer of de inhoud bruikbaar is. Noteer welke stappen nodig waren en hoeveel tijd het kostte. Voor een complete bedrijfsapplicatie is een losse bestandstest onvoldoende: bespreek met de beheerder hoe ook de toepassing en haar afhankelijkheden veilig getest kunnen worden.
Synchronisatie beschermt niet tegen iedere fout
Een map die automatisch naar de cloud synchroniseert, helpt om op meerdere apparaten te werken. Maar een verwijdering of ongewenste wijziging kan eveneens worden gesynchroniseerd. Bekijk daarom welke herstelmogelijkheden aanwezig zijn en wat hun grenzen zijn.
Microsoft 365 biedt onder meer versiegeschiedenis. De beschikbare versies hangen af van instellingen en bewaarbeleid. Gebruik die mogelijkheden waar ze passen, maar beoordeel apart of ze aan jouw hersteldoelen voldoen. De woorden ‘staat in de cloud’ beantwoorden die vraag niet.
Maak herstel uitvoerbaar voor iemand anders
Leg vast wie de meldingen controleert, wie herstel mag uitvoeren en waar de werkinstructie staat. Bewaar benodigde toegang veilig, los van de omgeving die je moet herstellen. Zet geen wachtwoorden in een gedeeld checklistdocument.
Herhaal de proef na belangrijke wijzigingen en spreek een vast controlemoment af. Bewaar per proef het resultaat, eventuele fouten en de vervolgactie. Zo zie je of het proces blijft werken in plaats van alleen of de laatste kopie groen was.
Vier vragen voor je volgende beheergesprek
Welke gegevens en toepassingen vallen onder de back-up? Hoeveel werk kunnen we verliezen en hoe lang mogen we uitvallen? Wanneer is bruikbaar herstel voor het laatst getest? Wie kan herstellen als de vaste beheerder afwezig is?
Kun je die vragen nog niet beantwoorden? Begin met één belangrijke toepassing en één veilige herstelproef. Bij De Netwerkfabriek kijken we graag mee naar een aanpak die past bij jouw bedrijf.
Meer informatie: Microsoft: instellingen en grenzen van versiegeschiedenis.